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新的一年,这 10 种节省时间的小技巧,帮你提升工作效率

先祝大家新年快乐,感谢大家一年的关注与陪伴。

在新年的第一个工作周,我们整理出 10 种在工作中常用的方法,其中一些功能有可能被大家有所忽略,希望这篇博客可以帮你加快日常工作流程。

1、把你的电子邮件转发到倍洽

每天你可能会收到关于订阅杂志、工作通知等邮件,通过机器人把邮件实时转发到倍洽( BearyChat),在倍洽预览邮件内容和附件,既不会错过重要邮件,也节省了不少来回切换的时间和麻烦。

2、跟踪倍洽中所有第三方集成应用通知

目前倍洽已经集成了近百种第三方应用,大家可以通过机器人把这些应用接进来,在倍洽接收来自其他程序的实时提醒,另外你也可以通过倍洽的第三方应用,搭建智能化工作流。

3、使用过滤器搜索更快

在去年 11 月中旬的新版本上线中,我们同时上线了在「搜索」时支持按时间条件过滤的功能,大家可以时间范围予以规定,如 24 小时内、一周内、一个月内、一年内或是自定义时间,大范围的排除无用的信息,让「搜索信息」更快。

4、利用置顶消息和讨论组文件功能,建立不同类型的知识库

团队成员对有价值、希望被大家阅读的消息选择置顶,在置顶信息之后,大家可以在会话框上方点击「置顶消息」快速浏览重要消息。一个会话对于置顶消息的数目是没有限制的,也就是说,「置顶消息」功能可以帮助大家建立无数个「小型且分类清晰的」知识库。

5、快速发起多人会话

在日常的工作中,难免会有一些任务需要临时创建一个讨论组来进行交流,大家可以在一对一的聊天框中,点击右上方图标邀请需要参与讨论的其他同事,快速发起多人会话。同时,倍洽也支持临时讨论组转为其他讨论组,以便于大家在之后可以更好的开展工作。

6、发送链接与抓取

倍洽支持信息流内链接自动抓取摘要,当团队成员在聊天中发送一个网页链接时,倍洽将直接在信息流中展示网页摘要内容,节省读者的时间。

7、自动同步团队工作

在倍洽,大家可以创建不同类型的讨论组来沟通工作,也会用到一些类似 Trello 这样的项目管理工具来进行协作。大家在完成一项操作的同时,倍洽的机器人可以自动的将实时信息发送至相关的讨论组,自动同步团队工作。

8、设置定时提醒,

定时提醒可以帮助大家简单、迅速的给相关讨论组或团队成员在约定的时间发布提醒,既可以沉迷工作,又不会错过重要的任务。而且操作也十分方便,大家只需要点击对话框右侧的「闹钟」图标即可添加定时提醒。

9、使用键盘快捷键切换更快

倍洽支持多种快捷键操作,点击团队左下方键盘图标可快速查看。

10、把一些琐碎的、重复的事情交给机器人

倍洽不仅支持开放 API 接口的服务的接入,而且拥有「Incoming」、「Outgoing」与「Hubot」三种自定义机器人。对于一切懂技术的人员,可以通过设置这三种机器人实现更多功能,甚至可以将日常工作中的一些简单工作交给机器人去完成。

希望以上方法中的一部分可以融入到你的日常工作流中,并帮助你花费更少的时间进行沟通,花更多的时间去做更有意义的事情~

祝大家新的一年工作顺心~

场景案例 | 市场运营团队如何使用倍洽?

不久前,我们曾经为大家介绍过移动开发人员在倍洽上的工作选型以及搭建日常工作流流程(详见 场景案例 | 倍洽移动开发团队如何使用倍洽?。这一次,我们来看一看市场运营团队是如何使用倍洽来完成每日的工作。

信息的获取、反馈,工作的交流与协同是市场运营团队对一款工作协同工具的「刚需」。在日常工作中使用第三方工具服务时,需要花费大量时间在各个工具间切换查看,对于新消息、新任务的接收与分发,无法保证时效性,并形成外部信息孤岛,极大影响了日常的工作效率。在以前,一个团队的成员们接收到的信息流是庞大的而纷杂的,而对于不同职能的人群,对接收的信息流需求各不相同,需要将信息流分门别类,进行精准的推送。除此之外,对于一些采编团队,由于工作内容需要的外出办公,易面临团队管理松散的问题,无法实时跟进工作动态,很难与其他团队例如美工组、视频组进行第一时间的合作与任务分配。于是,对于能够一并解决以上问题的工具,需求日渐高涨。

在一熊科技,我们的市场运营团队使用倍洽按照日常工作中的不同内容创建了不同的讨论组:「日报周报」组用来跟进团队成员的工作规划;「创业公司」、「B 轮 C 轮公司动态」、「大公司动态」、「投融资届动态」组用来收集外部行业动态;「市场合作」组用来商讨市场合作与线下活动事宜;「竞品追踪」用来观察竞品的风向;「运营数据」用来汇总阶段成果的各项指标;「市场工作动态」用来进行日常的工作与协同;「素材空间」用来收集与分享工作的成功案例与发现的优秀佳作;「热点资讯」用来追踪时下风靡与突发热点;「渠道投放」用来记录广告投放效果与进行 SEO 优化讨论;「舆情监控」用来监控产品在各个应用商店与竞品的舆情。

具体工作流程:

1.我们会在「热点资讯」讨论组内创建 RSS 订阅源与爬虫机器人来追踪热点新闻,把握资讯动向。当一个热点事件发生后,相关资讯会自动抓取到讨论组内,保证运营团队与编辑人员第一时间接触到第一手素材。

2.在「市场工作动态」讨论组内,使用倍洽已集成的「Trello」、「Worktile」、「Teambition」服务来进行任务发布与工作协同,将每项任务的进展阶段实时推送到讨论组内。使用「石墨文档」、「Quip」与「Evernote」来发布在线文档,组内成员可以依据发布者的设置权限来对该在线文档进行合作编写、在线修改与预览查看。

如上图所示,运营团队在接收到 RSS 机器人接收到「程序员节」热点资讯后,经过小组选题策划的讨论后,在「Teambition」中创建「1024 程序员节日推送」任务,并创建「图片」、「段子」、「撰写」等任务子项,组内成员通过评论任务以提供素材想法。创建一个「石墨文档」来开始撰写推送,并权限设置为「可以编辑」来完成组内成员在文档中的修改与意见评论。

3.在「运营数据」讨论组,在推送发布后的反馈阶段,我们的运营团队会使用「Incoming」机器人来收集各平台每日粉丝增长量与页面的 UV、PV 数据来对推送效果进行数据化评价,并进行复盘。使用「Appreview」来收集产品应用在商店中的评价与竞品的舆情,方便我们在第一时间做出行动。将邮件机器人添加至讨论组内,可以将新邮件通知实时推送到讨论组,倍洽支持链接的内容梗概预览,对于官方联系邮箱收到来自用户的投诉与建议,组内成员可以做到在第一时间进行回复。

「金数据」是一项倍洽已集成的在线表单工具,在线下活动后的反馈调研阶段,我们使用该服务进行资料收集,并在讨论组内创建「金数据」机器人,将金数据采集样本的新数据消息推送至讨论组。

4.在任务结束的总结与复盘阶段,在「素材空间」讨论组,我们会将进行本次任务时与工作之余所发掘到的经典素材链接、图片进行分享。倍洽不仅支持消息的永久存储,还可以将消息进行收藏标记,在「收藏」页面可以将消息回溯至标记节点。对于一个新加入团队的成员,可以了解到团队历史进程与当今任务进度,令其尽快融入团队。

5.另外,通过接入钉钉的打卡数据,在群内做上班未打卡、下班漏打卡提醒,在「日报周报」讨论组,我们使用「Basecamp」通过日报周报形式对团队成员的工作规划,大大提升了团队出勤效率与工作进程。

倍洽不仅支持开放 API 接口的服务的接入,而且我们目前拥有「Incoming」、「Outgoing」与「Hubot」三种自定义机器人。对于一些懂得技术的人员,通过设置这三种机器人可以实现超出我们目前已集成服务更多的功能,甚至可以将你日常工作中制式化的简单工作托管给机器人,通过输入消息指令进行中转操作。如果你能够熟练使用自定义机器人,那么在工作的简洁化上会更进一步,可以说是「推开一扇新世界的大门」。

倍洽一直以「面向未来的工作方式」为愿景服务于效能团队,通过将 ChatOps 模式落地以打通日常工作流,实现真正一站式工作。越来越多的企业与团队开始选择倍洽来帮助提升工作运转效率,打破信息孤岛,解决一直以来协同度低下的难题。我们也将继续积极引进、整合国际先进理念,为企业和团队提供更高效的工作消息处理方式。

场景案例 | 倍洽移动开发团队如何使用倍洽?

我们准备了一些使用场景案例,希望可以抛砖引玉,与更多人一起交流便捷流畅的工作方式。譬如,从介绍倍洽移动开发团队的日常工具选型和工作流搭建开始 :)

倍洽移动开发组通常会根据实际的使用场景在自己的倍洽团队上创建不同的讨论组,实现信息的按主题分流和收集。例如,创建相关「Bug 收集」组用来收集各移动端日常产生的报错信息、「问题跟踪」组用来追踪管理各种问题的处理进展、「资讯收集」组用来订阅最新的技术动态、「代码开发」和「交互设计」用组来跟进产品开发动态、「测试上线」组用来发布产品测试信息和收集测试反馈、「评论收集」组用来监控自己产品和竞品在各个应用商店中的舆情、「产品优化」组则用来汇总查看一些用户的反馈建议等等。

具体的工作流程:

1. 通常,一个版本上线后,我们会用 Crashlytics 来收集移动端的崩溃日志,也使用 Bugly、BugHD、听云等服务来收集崩溃和 Bug 信息。在倍洽中直接启用这些工具和服务对应的机器人,不仅能够在无需来回切换工具界面的情况下实时查收消息,客观上还在倍洽中汇总备份了信息,使其更具有可回溯性,便于我们以后根据日期来回顾当时所出现的问题,更好地进行版本质量管理。

如上图所示,在实际工作中,我们将上述机器人同步而来的消息按照客户端分类,分别推送到「Bug收集-安卓」、「Bug收集-iOS」、「Bug收集-WP」三个讨论组中。利用讨论组的拆分做到信息的分类收集,让数据更加整齐,便于梳理。不同客户端的开发工程师只需要关注相应的讨论组,即可及时掌握与自己密切相关的客户端动态,而不会被其它弱相关信息干扰。

2. 在版本上线以后,如果遇到了比较严重的质量问题,如闪退等,倍洽移动端团队会利用 Crashlytics + Trello + 倍洽(BearyChat) 的组合完成对这个问题的质量追踪。具体的工作流程是:利用 Crashlytics 内置的与项目管理工具 Trello 相关联的特性,Crashlytics 在监控到质量问题时,自动为这个问题在 Trello 上创建一个任务卡,并通过 Trello 机器人实时向倍洽相应讨论组中同步该任务的进度。

我们会根据严重性对问题进行区分,并将相应信息归类入不同的讨论组中。例如,上述 Trello 机器人同步的消息会被归入到「严重问题跟踪解决」讨论组中,同时,相关工程师跟进问题后对该任务卡进行的操作信息也会通过 Trello 机器人实时推送到这个组中,方便其它同事了解该问题的进展,保证了整个团队信息同步的及时性,便于日常协作。

3. 我们创建了「代码开发」这个讨论组来保证移动团队内部开发进度的实时同步。当然,这个讨论组在 Bug 修复工作中也十分有用,例如,大家可以在这个讨论组中实时查看谁正在处理什么 Bug 、修复到了什么阶段,很好地避免了重复劳动和有问题没人管的尴尬情况。另外,我们十分推荐使用 Hubot 机器人连接 GitHub,完成配置后,就可以直接在倍洽上通过对 Hubot 发送指令来完成查看和创建任务,十分方便。

4. 我们使用 fir.im 来管理内部测试版本的发布。在倍洽上建立相应的讨论组并完成 fir.im 机器人的配置后,就能够方便地看到每个版本的上传信息,便于进行版本管理和质量控制。

5. 移动客户端正式上线以后,我们会利用 APPreview 机器人来收集自己产品和竞品的舆情,方便「评论收集」讨论组内的成员在第一时间作出回应或进行优化。

6. 另外,为了建设一个学习型的团队,我们非常重视日常的资讯获取。我们配置了一些 RSS 机器人用于收集行业信息,如 Android Studio 的版本更新,ARKit 官方论坛的最新内容等,保证团队成员能够实时获取行业最新动态。

像 SwiftGG 翻译组那样使用 BearyChat

我们为能改变工作方式,提高效率这件事情而感到欣喜,并希望能有越来越多的团队通过 BearyChat 而变得更加高效和可持续。

在过去的一年当中,我们为大量团队提供了服务并收获了许多反馈,我们也一直在做这样的一件事情:收集更多不同类型团队对 BearyChat 的使用方式,并以此为未来的更多团队提供一些使用上的参考和灵感的启发。

这一次我们和自发兴趣组织@SwiftGG翻译组的组织者@梁杰_numbbbbb取得了联系,以下将以访谈的形式记录他们的使用体验和使用方式。

1. 首先请大致介绍一下团队吧。

SwiftGG 是一个纯靠兴趣组织起来的翻译团队,目前有三十人,每个工作日会发布一篇 Swift 相关的译文。去年八月份我们成立了翻译组,想法很简单,就是把国外最新最好的内容带到国内,让那些看不懂英语的开发者也能跟上国际潮流。

做翻译组一段时间之后,我们发现沟通很困难。因为成员来自全国各地,大家的时间也很难统一,因此我们决定找一个团队开发工具来辅助翻译组。选来选去最后决定用 BearyChat,界面简洁,访问速度快,便于使用。

2. 那么在使用 BearyChat 之前,使用过其他的工具吗,当时是否遇到了什么问题或不方便的地方,BearyChat 有没有能帮助解决这些问题?

我们之前主要使用 QQ 进行交流,但是 QQ 的信息刷的太快,大家又比较喜欢闲聊,所以我们就想把工作和闲聊分开,这样会更加便于管理。此外,QQ 只有一个群,如果要单独和几个人讨论就必须建讨论组,经常用 QQ 的人都知道,讨论组混在一堆群里面非常乱。用了 BearyChat 之后,这两个问题都迎刃而解,首先把工作从闲聊中分离出来,然后可以很方便地创建多个讨论组,简洁明了。

3. 能介绍一下在 BearyChat 中的分组情况吗,通常情况下不同的讨论组如何运作?

我们翻译组在 BearyChat 中主要按照功能划分讨论组。目前分成三大块:运营、来源站、重复内容查询。运营部分对接了我们的微博,可以查看最新消息;来源站对接了我们自己开发的机器人,可以查看来源站有没有更新文章;重复内容查询主要用来记录翻译的内容,防止重复翻译。

此外还有一个私密讨论组,用于发送一些重要内容,比如给作者发送译文、给各个网站推送文章等等,为了安全性没有向所有人公开。

4. 针对翻译这项工作,团队内大致的工作流程是怎么样的,会使用一些辅助工具或者常用 BearyChat 中内置功能来帮助团队运作吗?

我们重度使用的功能是机器人,这一点要好好讲讲。

授权给我们翻译的网站有二十多个,如果要人工去检查是否有新文章会非常低效,也很不方便,毕竟是兴趣组织,太无聊的任务没人会做。发现 BearyChat 有机器人功能之后,我就开发了一个自动检测的程序,放到我们服务器定时执行,如果有新文章就直接推送到 BearyChat,这样把以前的「拉取」模式变成了「推送」模式,大大减少了工作量,非常爽。

目前来说其他功能用得还不多,因为我们重点的翻译工作是在本地完成,线上主要用来收集信息。

5. 说到机器人这个话题,你们在日常工作当中会使用机器人来完成哪些任务呢?

上一个问题提到的机器人是一个例子,此外我们还有许多机器人,比如:记录新文章、检测是否重复翻译、推送邮件发送状态、推送文章发布状态。基本上能自动化的工作都自动化了,非常方便。

并非传统意义上的「工作」才需要效率工具,我们同样欢迎并且已经有许多兴趣组织在 BearyChat 上创建了属于他们的团队。我们非常高兴能为大家的技术分享、技能教学、论文修改等等提供服务,可以在我们的官网上直接创建或开启你的团队,也可以点击加入 feedback 或邮件至 support@bearyinnovative.com 获取我们的帮助。

如果你有和 BearyChat 有关的故事希望能与大家一起分享,也欢迎通过以上或微博微信的方式与我们取得联系。

希望 BearyChat 能够帮助更多人快速开启高效的团队沟通:)

单车电影团队:一群疯狂的人和一个电影理想国

随着熊组回访活动的继续展开,我们也接触到了更多不同领域内的 BearyChat 用户团队,希望每一个故事都能为大家带来一些参考,一起把更多的好工具引入到我们的日常工作当中,让工具帮助工作,更好的梳理流程,提高效率。

中秋加国庆假期前,熊组回访了我们的又一支活跃团队,感谢单车电影的研发工程师 Villins,百忙之中和我们分享有关单车电影团队,一群疯狂的人和一个电影理想国的故事。

单车电影 是一个一站式的电影票务服务平台。与国内大票务系统对接,并通过与各大院线及发行方建立深入合作的方式,单车电影能够帮助用户在网页及移动端上完成购票及选座的操作。同时,单车电影还希望能够结合中国电影消费群体的格调需求,第一时间为大家推送全球电影资讯及相关信息,希望通过建立一个电影理想国的方式,影响前沿消费趋势,为更多电影爱好者带来更好的电影服务。

让电影的理想主义真实的影响我们的生活。

单车电影团队现在已经有四十多位成员,除少数几位在深圳远程外,大多成员都在广州办公。有关单车电影团队的工作工具和工作流程,我们还是一起来聊一聊,听一听 Villins 是怎么说的:)

熊组:首先提一个问题,你们比较喜欢什么样的工作环境?

Villins:就我个人而言,其实比较喜欢在开放又安静的环境工作,不过这貌似有点难。

熊组:是从什么渠道了解到 BearyChat 的呢,从了解到使用,这中间有没有什么故事可以分享一下?

Villins:我第一次知道 BearyChat 是通过豆瓣友邻的广播。其实刚开始的时候,单车电影团队人还比较少,大家在座位上就可以沟通讨论,后来慢慢人多了起来,就开始使用团队协作工具跟 QQ。

在使用 BearyChat 之前,我们主要是在团队协作工具上面针对各自的任务进行沟通,以及在 QQ 上使用多人讨论组进行讨论。但是 QQ 太重了,个人、讨论群、讨论组,各种弹窗应接不暇,这让人很难专心于工作。另外,还有信息本地保存的问题,不能多端同步也让人很头疼。

其实我们选择这些工具主要的基准都一样——提高工作效率。所以选择 BearyChat 的时候还是综合考虑了不少因素。

熊组:那么现在在 BearyChat 当中,单车电影团队一般是怎么划分讨论组的呢,有没有比较有意思的讨论组可以和大家分享一下?

Villins:我们主要是以项目、大版本、大功能和技术学习来拆分的。我们主要以考虑工作为主,尽量不打扰他人工作,目的性会比较强一些。

熊组:这样的话,大家是更习惯在公共频道沟通,还是喜欢 P2P 的沟通呢?

Villins:因为我们将 BearyChat 用作工作沟通,所以大家很多时候还是在相关的讨论组里沟通的。我自己的话倒是 p2p 比较多,因为要找人算帐,哈哈~

熊组:再问一个有关于机器人的问题,你们日常大致的工作流程是怎么样的,BearyChat 在你们的工作当中扮演一个什么样的角色呢?有没有特别喜欢的,或者团队自己写的机器人在 BearyChat 中运作呀?

Villins:我们团队工作使用的工具有如下:团队协作 Worktile,团队沟通 BearyChat,代码管理 Gitlab,性能监测 New Relic,内测托管 FIR.im。 BearyChat 类似通知中心,无论是人,还是各种 hook 的通知,比如前面说过的 gitlab、FIR.im 等,也有有自己写的机器人在运作,应用的错误提醒,还有部署通知之类的。

熊组:对 BearyChat 有没有什么期待,意见或者建议呢?

Villins:希望 BearyChat 越来越完善、健壮,继续挖掘更好的产品,和更多的用户一起走下去。

熊组:哇哦,谢谢!

最后问一个比较私人的问题,能不能分享一件生活当中最喜欢的事物,可以是书籍、运动、城市或者其他能想到的一切^^

Villins:《Ruby 元编程》和篮球,工作生活两不误^^

「工作生活两不误」,这也是我们一直在追求的境界。

不断的提高工作效率,除了「推动生产力的发展」之类高大上的目标,也为了能留出相对更宽裕的个人时间,去做一些我们感兴趣,又很想做的事。

祝所有人都能工作生活两不误。

也提前祝所有人,阖家幸福,节日快乐^^