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在关注团队效率的同时,我们更应该重视个人效率的提升

相信大家都有同样的感受,当下很多公司更关注的是 OA 方面的流程与效率,比如打卡、审批等,而基本忽略了企业内部员工在项目中的协作为企业所来带的价值,更忽略了个人效率的提升。

之前我们一直讲,倍洽是一个面向未来的工作方式。这个说法是一个比较虚的概念,但是背后的趋势却越来越成为更多公司提升核心竞争力的重要因素之一。同 OA 一样,其实面向未来的工作方式更直接的说就是:通过定制,使特定类型的工作更简单、更富有成效。在这个过程中,我们能做的,就是简化工作流程,尽量让我们操作的步骤变得更加精简。

举一个简单的例子:响应事件

在出现问题时,最理想的状态就是第一时间发现并解决。倍洽的集成天然的适合帮助大家处理这样的需求。

当使用倍洽进行事件响应时,这个流程会变得相对正式化。创建独有的通道来传递传递信息,并将信息发送到一个固定的分类讨论组,这些都是可以让用户自己来决定。比如,市场运营的同学需要经常去各大网站和论坛监测一些消息,那么就可以将这些平台接入到倍洽的讨论组中,通过关键词的设置,让机器人实时监测、传送有关的消息,并及时的做出回应,同时也省去了每天来往于不同网站搜索的时间。

再举一个非常日常化的例子:邮件

在大家的日常工作中,邮件是非常重要的沟通手段之一。也正是因为这样,邮件的泛滥和堆积也给我们的工作带来了一定的困扰。这里的困扰,既指信息繁多造成的注意力分散,也指信息堆积带来的沟通不畅。

在这样的困扰中,你是不是也曾经幻想,希望自己有一个助手,帮助我们过滤不重要的信息、及时回应重要的事件。其实这样的问题使用工具同样可以解决。

为自己的邮件创建一个私密讨论组,将邮件接入到这个讨论组中,当有新邮件的时候,机器人会自动将邮件转发到讨论组。如果这个时候你正在工作中,直接切换就可以快速的浏览邮件;或者,也可以通过邮件关键词的设置,将固定类型的邮件发送至固定的讨论组中,更简单的提取有用的信息。

在过去,我们常常会讲团队效率,恰恰忽略了个人效率的重要性,更直白的说,是除了自我能力的提升之外,没有想过可以通过工具提高工作效率。将常用的工具集成到BearyChat(倍洽)中是一种简化工作流程的好方法。在收发信息的地方可以随时发起讨论,同时也让其他人随时可以了解进度,而无需在对应的应用程序之间切换,这也是让整个团队保持最新状态最直接最简单的方法之一。

其实人与工具、人与人交互的重要性不亚于任何流程类的工作,反而在当下,更内核的效率提升才是一个企业能够飞速进步的最大动力之一。

更人性化的工作工具,可以帮助企业和人才更快的发展

谈到效率问题,有时我们很无奈,在特定的大环境下,效率问题远远没有得到它应有的重视。近年来,越来越多的互联网企业和传统企业开始重视效率,在保证个人效率的前提下,寻求一个协作工具或方法来提升团队效率。一直以来,我们也在不断的为大家所使用的倍洽设定更高的期望值,希望可以通过倍洽,不仅可以提升团队协作效率,还可以帮助企业和人才得到更快更好的发展。

视觉线索 = 情绪线索

在过去,我们更偏向于面对面办公,大家可以通过办公桌上的一摞文件、或者交谈时候的表情来判断对方的情绪。而现在,大家都是使用电脑在线工作,远程工作,这使我们失去了提取情绪线索的能力。如果没有这些暗示,人们往往比较抵触在网上进行,闭塞的情绪提取渠道会让大家担心:“更多的交流然而会导致沟通不畅”。

沟通时,在干巴巴的文字中加入适当的表情符号,可以让大家更加灵活的沟通并展示自己的个性,这有助于员工之间更好的相互了解,更直观的表达一些情绪或内容。

社交 = 团队凝聚力

日常的交流有助于大家更快的熟悉,帮助员工建立更多的联系,增强彼此之间的感情与信任。但是如何平衡(划分)工作与生活也是每一个人都在苦恼的问题,在倍洽中,大家可以创建不同的非工作性质的讨论组,在这里讨论自己的爱好、新闻实事、日常生活,类似的讨论组也可以帮助新员工更快的融入集体,更快速的进入工作状态。

愉悦的心情 = 更高生产率

通过简单的互动来加快工作流程,可以培养工具为工作来带的乐趣。同样,工具中一些细小功能所带来的价值。比如倍洽的提醒设置功能,当遇到需要耗费时间提醒别人的事,或者需要为将来的某一个节点安排一些工作时,则可以使用定时提醒功能,让机器人来帮你分担一点工作。如下图,在设置提醒时,可以针对所有人、某个讨论组或者某个人,也可以设置提醒的频率(仅一次、每天一次、一周一次、仅工作日)和提醒的时间。帮助大家节省精力的同时,也避免了因忘事带来的工作失误。

总之,这些功能可以防止团队沟通和工作流程中常见的迟滞现象,无论是通过表情来进行简单的交流,还是机器人自动提醒人们可能已经忘记的事情,让他们把精力投放到更重要的工作当中。

良好的沟通可以促使工作更快、更好的完成,这就是为什么我们有必要为大家所使用的工具加入更多人性化因素的本质原因之一。这样不仅可以为人们提供更丰富有趣的工作体验,同时帮助大家更高效率的完成工作,在提高生产力和整体进度的同时实现自我发展。

产品更新:图片预览支持缩放,多项常用功能优化

记得在之前的反馈中,我们收到了很多类似这样的「吐槽」:图片不能随意放大缩小,查看图片不方便。在收到大家的建议并综合考虑之后,我们将「图片预览支持缩放」功能提上了日程并已于近日悄悄上线。与此同时,我们也对其他功能进行了进一步的优化,希望 BearyChat 这些小小的改变可以协助你更顺畅的完成工作。

石墨文档摘要显示

石墨文档是一款轻便、简洁的在线文档编辑工具,在之前我们就已经完成了石墨文档的集成,大家可以在倍洽中发送、接收石墨文档。当然,也可以直接分享文档的链接到团队中让同事参与协作。在之后的分享中,大家可以在对话框中看到是文档的部分摘要,以更快速的辨认文档。

访客友好优化

访客一直都是倍洽特有的功能之一,旨在连接团队内部人员和外部人员,帮助大家在倍洽完成一站式对接。但是在过往的使用过程中,我们发现,在保护团队内部信息的同时,也为新加入的访客带来了一点小小的困扰,即:当一个人刚刚以访客身份加入团队的时候,他的通讯录没有任何联系人,也查看不了任何资料,而他的对接人如果没有收到消息也不会轻易发现访客的存在,导致了在一定时间内,这名访客像一个孤岛一样。在更新以后,访客加入团队时,可以在通讯录里看到对接人,同时对接人也会在访客加入团队的第一时间收到信息,快速的进入工作状态。

查看与已注销成员聊天记录

在团队中,如果一个人离职了,那么他的倍洽账号也会随之注销,但是在与注销成员的聊天记录中可能会有一些重要的信息,为了让大家更快速的查找信息,我们优化了高级搜索规则。在搜索信息时,支持选定已注销成员为接受方或信息方,通过规则设定,快速完成信息查询。

如果不确定搜索的关键词,也可以打开左侧栏「通讯录」中的「成员列表」,在上方搜索框输入已注销成员的用户名,点击进入会话进行查看。

此外,我们还在账号状态一栏增加了「离开」选项,大家可以通过账号状态的切换来向同伴传递自身的工作状态,避免了因不了解对方情况而带来的沟通迟滞的困扰。

希望以上一些常用功能的改进和优化可以让你的工作变得更便捷。

一些你曾经忽略的,可以帮助你提升工作效率的功能

倍洽(BearyChat) 正在成为更多团队真实意义上的效率协作工具,大家通过倍洽实现了团队成员之间有效的沟通,同时也建立了智能化的工作流。但是在使用倍洽的过程中,有可能还会忽略一些倍洽为大家提供的不可见的捷径或者高级生产力功能。今天,我们将细数一下曾经被忽略的小功能,熟练的使用他们,会有效的提升工作效率哦~

1、引用功能

在我们团队内部,引用功能是大家在聊天中使用最多的功能之一。在引用信息后,可以使大家一目了然的明白你所回复的内容是针对以上的哪个人、哪一条信息,避免了因讨论组信息量庞大或者回溯时间长带来的信息乱串、交流混乱的问题。大家可以在聊天中点击信息右侧的下拉菜单,找到「引用」按钮,进行回复,不仅可以艾特到要回应的人,同时也可以直接展示要回应的信息。

2、高级搜索功能

一个团队的数据库是庞大而杂乱的,每一个应用的搜索功能也是大家所重点关注的使用体验之一。早在年前,倍洽就已经完善了搜索功能,大家可以在搜索时定位发送方、接收方和时间范围,帮助大家用最短的时间查找到最有效的信息。

3、定时提醒功能

在之前,倍洽的提醒功能一直是由快捷键唤醒的,在 2017 年年底我们团队的工程师重新上线了这一功能,将启用按钮放在了对话框中(即信息发送框上方的闹钟图标)。在日常工作中,遇到需要耗费时间提醒别人的事,或者需要为将来的某一个节点安排一些工作,则可以使用定时提醒功能,让机器人来帮你分担一点工作。如下图,在设置提醒时,可以针对所有人、某个讨论组或者某个人,也可以设置提醒的频率(仅一次、每天一次、一周一次、仅工作日)和提醒的时间。帮助大家节省精力的同时,也避免了因忘事带来的工作失误。

4、置顶功能

一般来说,在一个频道内,展示的信息是相对多的。置顶功能可以供讨论组内的每一个人使用,将重要消息、文件、图片进行置顶,在一个频道内创建一个小型的知识库,便于大家快速的提取有效的信息。

5、快速切换

通过倍洽的快速切换功能,大家可以直接导向任何频道。只需要点击快捷切换,然后输入所需要目标的首字母,就会看到选项列表,在点击自己希望跳转的列表后即可快速进入对应的频道。

6、发送片段

当团队成员想分享一大段代码或文字给大家,又不想直接把整个聊天窗口占满,这时就可以利用发送片段(snippet)这一功能。同时还支持长文本和多种高亮规则显示,大家可以在发送代码和长文本是进行选择。

以上就是一些不常被注意,但是对提升效率非常有帮助的功能,希望大家可以通过倍洽,建立更高效的工作方式。

倍洽年度数据报告

一年的时光已经在不知不觉中渐渐隐去,回首过去的一年,有没有哪一刻让你铭记于心?有没有哪一个功能让你记忆深刻?在倍洽,是不是也有人和你一样,有着共同的工作习惯;用一样的机器人当自己的小助手;会在新版本上线时一起「疯狂吐槽」......

在年底,我们为大家呈上一份「倍洽年度报告」,这里有你曾经努力的身影,还有一些有趣的数据,也有对于团队协作方式的些许思考。

只要在努力前行,平凡的日子也可以熠熠生辉。

我们一直在路上,感谢你们与我们一路同行,希望在未来的工作中,倍洽可以为你带去更好的团队协作解决方案,新年快乐~