Thoughts, stories and ideas.

邀请更多临时成员加入团队:新访客付费方案正式上线

想象一下邀请一个企业外部人员加入某一议题讨论的场景:邀请记者加入重大新闻发布会前的线上交流、邀请外包人员加入产品设计文档的说明分享、邀请广告代理商加入展示渠道选择的前期讨论等等,在类似的场景中,访客功能对使用倍洽的团队至为重要。

在过去,倍洽高级版团队可以使用的访客名额与团队正式成员数量直接相关,而在本次上线的新访客付费方案中,倍洽高级版用户可以更为灵活的为团队增加额外的访客名额。

新访客付费方案正式上线

新访客付费方案上线后,原访客邀请方式保持不变。点击倍洽团队页面左上角团队名称右侧下拉菜单,在「邀请新成员」选项下选中邀请访客即可通过手机号或邮箱 邀请团队访客

在新版访客付费方案中,倍洽免费版团队可以使用 10 个默认访客名额,超过后不能额外增加;倍洽高级版团队可以使用 30 个默认访客名额,团队内访客人数超出后,仍可正常邀请访客,但额外邀请的访客需要支付 6 元/人/月 或 60 元/人/年 的购买费用。

简而言之,新的访客付费方案上线后,高级版团队可以单独购买额外的访客名额,而无需再为团队临时成员支付正式成员名额的购买费用。希望改进后的购买方案能为更多团队提供更为灵活的团队成员(包括临时成员)管理方案,在团队消息沉淀、消息安全及对外沟通中可以按照实际需求进行自定义组合购买。

注销访客可能会涉及到的退费操作及团队降级时团队中访客数量的处理可以查阅前期预告日志 更灵活开放的倍洽

原有高级版用户的补偿计划

根据新方案上线前期的调研结果,我们将高级版团队的访客名额默认为 30 人,用以保证绝大部分已有的高级版团队当前的使用不会受到新方案上线的影响。

同时,我们也考虑到了那些潜在的影响。为此我们将陆续以礼品券的形式为已有的高级版团队补齐新旧版访客付费方案可能会造成的差额,请团队超级管理员注意查收礼品券推送小助手提醒即可。

如仍有其他疑问,也请随时与我们联系沟通,我们将尽快且尽力为你解答问题。

更灵活开放的访客付费方案是我们正在进行的多种尝试之一,我们仍在为更好的倍洽继续努力,同时也期待各位的更多建议 :)

团队账户管理:新的发票管理与订单历史界面

在新版访客付费方案正式上线之前,我们对团队账户管理界面做了一些小更新,主要涉及订单历史界面入口的调整和发票管理界面填写内容的丰富。

订单历史界面

更新后,在团队管理面板当中,原独立出现在左侧栏的「订单历史」入口移动至「账户总览」页面中,方便大家在同一个入口页面下查看当前团队账户信息、账户通知设置、订单历史及管理团队发票信息。

发票信息管理

新的增值税发票开具公告发布后,我们在团队发票管理界面中添加了「纳税人识别号」的填写提醒。将近一个月的线上运行之后,我们发现了一些小问题,并针对这些问题进行了如下两项优化:

  • 拆分发票信息和邮寄地址,并分别支持多条填写及选定默认项

对可能同时具有多个付费主体或多个收件地址的用户,支持灵活匹配发票信息及邮寄地址的需求。可提前在账户总览界面发票信息页下,添加多条相关内容并选中默认项,使日后完成发票开具的操作更加灵活顺畅。

  • 支持在线申请增值税专有发票

在过去,申请开具增值税专有发票需要通过 support 邮箱与倍洽工作人员沟通企业纳税人识别号、注册地址等更多专票必备信息,流程相对支持在线申请的普通发票而言较为繁琐。

本次更新后申请增值税专有发票将使用与普通发票一致的开具流程,在填写发票信息时,勾选「增值税专有发票」即可进入专票信息填写界面。因增值税专有发票需填写的内容较多,建议大家提前与团队内财务等相关人员确认各项信息准确无误。

我们将根据在发票开具申请环节中选中的发票性质为你开具增值税普通发票或专有发票。通常情况下,发票申请提交后我们将在两周内完成开具与寄送,这个过程中无需各位支付其他任何费用,请耐心等待即可 :)

如对发票开具环节任有疑问,可查阅我们的相关 帮助文档 或随时通过产品内反馈、邮件或自媒体渠道等与我们联系。

新的访客付费模式预告:更灵活开放的倍洽~

倍洽高级版上线一年多来,我们积累了一些经验教训,并在大家的帮助下发现了一些问题。相信适时的改进会让产品变得更好,在上一篇 访客模式升级说明 中我们曾预告会相应的推出更为灵活普惠的访客付费方案,在今天,我们希望能够通过这篇日志大致说明我们这段时间以来为此所做的工作,并解答如下三个问题:

为什么即将推出新的访客付费方案?

一两个月前,我们针对一些对外沟通工作更为频繁的高级版团队进行了用户回访,对于这一类型的团队——如外包、市场、销售等等——对外的沟通需求十分强烈,以致实际中存在于他们倍洽团队中的大部分都是临时成员,我们原有的高级版套餐中 正式成员数量+10 的访客人数限制已经无法满足实际的工作需求。

现在回头看,这个推动我们着手调研访客模式更新方案的契机同样也是我们统一回顾过去工作和所收到相应反馈的一个契机:在过去,我们曾零星的收到一些希望倍洽高级版方案能够更为灵活和可拆组的建议,我们愿意为一个更为灵活开放的倍洽做出更多的努力,新的访客付费方案也许可以看做为我们最早的尝试之一 :)

这次迭代我们希望能达到什么效果?

最直接的期望是能够帮助更多的团队可以采用更加灵活的付费方式,在很多现实场景下,高级版团队无需为临时加入讨论的外部人员,或使用需求较低甚至仅需要使用基础会话功能的团队成员等支付正式成员的费用,希望能够使得更多的团队在一定程度上消除团队支出方面的顾虑。

而与此相关,对倍洽产品本身也会带来一个直接的好处:希望能够解除过去团队访客数量与团队正式成员数量的绑定关系,消除对产品逻辑带来的一些复杂化的影响和困扰,为未来的产品改进扫除一些障碍。

此外,对于这一次改动本身,我们希望能够尽可能少的影响现有用户的使用,并在未来能让尽可能多的用户感受到便利:

  • 我们针对访客的使用情况开展了一些调研,并最终将高级版团队的免费访客数量限定为 30 人,可以放心的是,对于已有用户可能会受影响的部分——指按照原有高级版付费方案已使用但超出新方案限制,或未使用但在原方案下有权使用的部分——我们制定了相应的补偿计划,将陆续以礼品券的形式补齐相应的差额。
  • 另一方面,对于大家可能会关心的新模式下每个访客的单价,我们针对访客的的权限限制及资源的消耗进行了相应的计算,最终将新模式下的单个访客名额价格设定为约正式成员的 1/3,即 6 元/每访客/每月 或 60 元/每访客/每年。

新的付费方案大致将涉及哪些方面?

1.访客的收费

在新的高级版访客方案当中,每个高级版团队拥有 30 个团队访客名额。如需添加更多访客,可以选择按月或按年的方式购买额外的访客名额,但每个团队只能选择一种访客时长购买方案。

2.访客的退费

访客与正式成员执行同样的退费方案。当访客注销后,将根据当前的购买方案,以天为单位,将未使用的部分费用退回团队账户余额。但当团队访客数量等于或小于 30 人时,注销不会触发退费行为。

3.访客升级或降级

将访客升级为正式成员或将正式成员降级为访客,系统也将会以天为单位且根据当前该高级版团队中激活状态的访客数量是否大于 30 判断并提示需补足或将退回差额费用。例如,当高级版团队将某一成员降级为访客时,该团队中访客数量小于 30,则此时系统自动按天计算并将未使用的正式成员费用退回账户余额;而当此时该团队中访客数量大于或等于 30 时,将按照正式成员与访客单价的差价,按天计算退回相应费用。

4.团队降级时访客如何处理

如所在的团队遇到特殊情况需要降级为免费版,则可以关注如下与团队访客限制有关的规则:

  • 当降级时团队访客数量小于 10 时,无需对访客进行特殊操作;
  • 当降级时访客团队数量大于 10 时,则系统将自动提示需要注销部分访客。

预计新的倍洽高级版访客付费方案将在下周上线执行,如在此前和之后的使用中遇到了任何问题或有其他建议,始终欢迎随时加入 倍洽用户支持团队 或发送邮件至 support@beary.chat 与我们沟通联系。

期待在你的帮助下,我们能够继续把倍洽打磨得更加灵活好用 :)

小贴士 | 发票信息编辑界面增加纳税人识别号填写栏,可提前进行编辑

根据国家税务总局 《关于<国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告>的解读》 中的解释,自 2017 年 7 月 1 日起,购买方为企业的,索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码,即:同时体现企业名称(抬头)与纳税人识别号(税号)的发票才能作为企业办理涉税业务,如计税、退税、抵免等的税收凭证。

熊组在昨晚的上线中已经为倍洽团队账户发票信息页增加了「纳税人识别号」填写栏。

团队超级管理员及管理员可以点击页面左上角团队名称右侧下拉菜单进入团队管理面板,在账户总览页面中点击发票信息页,预先填写包括发票抬头、纳税人识别号、发票寄送地址在内的团队发票信息,便于日后快速为团队充值开具发票。

开具增值税专有发票及其他更多发票开具相关说明可查阅倍洽 帮助文档

访客模式升级,新的临时成员管理方案

许多团队在日常工作当中都难免有与外部人员简单交流的需求,很多时候,这种对外交流的需求是非常态化,临时性的:这是我们上线 访客模式 并在后推出的 高级版 中专门为访客制定了相应灵活的引入规则的原因。

在原有的访客模式中,我们将访客定义为「团队中非正式的受限成员」,限制主要来自两个方面:

  • 只能访问由邀请人或其他成员指定的讨论组,且仅能看到这些讨论组中的成员和文件;
  • 拥有受限的临时成员权限,无法进行诸如创建讨论组、编辑讨论组等团队内操作;

一直以来,访客模式为团队遇到需要把某些相关人员临时拉到团队中解决某些特定问题的场合时提供了很大的便捷:半数倍洽高级版团队拥有过或正在拥有访客。不过在这一功能的运营当中我们也发现了一些问题,并为此制定了相应的优化方案。

  • 取消邀请访客时必须指定讨论组的限制。

在过去的访客模式中,如某一团队希望邀请访客加入团队讨论,则必须在邀请该访客时为其指定一个或一些相关的讨论组,由此确定该访客加入团队当时所能查阅的团队消息范围。

在今天上线的新版访客模式中,这一限制已被取消。目前,邀请访客加入团队仅需为其至少指定一个成员为对接人——如在邀请的过程中直接指定自己为该访客在团队中的某位对接人,但值得注意的是,访客与对接人之间不属于从属关系——以此降低邀请访客的操作复杂度,并实际解除了过去访客与讨论组的从属关系,为接下来的人员管理及讨论组管理提供了一些基础。

  • 增加访客不能独立拥有任一讨论组的限制。

这个新增的限制与访客解除与讨论组的从属关系密切相关。过去,如出现这样的情况——当讨论组中有访客,且这个讨论组是该访客唯一的讨论组时——讨论组不能被归档,当访客不属于任一讨论组后,团队可根据实际使用情况归档任意讨论组。

并且,当出现如下情况——当某一讨论组中的最后一个成员要退出该讨论组——系统将自动提醒成员归档该讨论组,即作为临时成员的访客无法独立拥有讨论组和独立查看某一讨论组中的消息。以上限制希望能够帮助团队更好的管理历史消息并更好的保证安全性。

此外,我们也仍在调研访客模式目前的使用情况。在不影响现有用户正常使用的基础上,未来将针对访客模式再次推出更为灵活普惠的收费方案,希望能为更多团队带来更多使用上的便捷。