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访客模式升级,新的临时成员管理方案

许多团队在日常工作当中都难免有与外部人员简单交流的需求,很多时候,这种对外交流的需求是非常态化,临时性的:这是我们上线 访客模式 并在后推出的 高级版 中专门为访客制定了相应灵活的引入规则的原因。

在原有的访客模式中,我们将访客定义为「团队中非正式的受限成员」,限制主要来自两个方面:

  • 只能访问由邀请人或其他成员指定的讨论组,且仅能看到这些讨论组中的成员和文件;
  • 拥有受限的临时成员权限,无法进行诸如创建讨论组、编辑讨论组等团队内操作;

一直以来,访客模式为团队遇到需要把某些相关人员临时拉到团队中解决某些特定问题的场合时提供了很大的便捷:半数倍洽高级版团队拥有过或正在拥有访客。不过在这一功能的运营当中我们也发现了一些问题,并为此制定了相应的优化方案。

  • 取消邀请访客时必须指定讨论组的限制。

在过去的访客模式中,如某一团队希望邀请访客加入团队讨论,则必须在邀请该访客时为其指定一个或一些相关的讨论组,由此确定该访客加入团队当时所能查阅的团队消息范围。

在今天上线的新版访客模式中,这一限制已被取消。目前,邀请访客加入团队仅需为其至少指定一个成员为对接人——如在邀请的过程中直接指定自己为该访客在团队中的某位对接人,但值得注意的是,访客与对接人之间不属于从属关系——以此降低邀请访客的操作复杂度,并实际解除了过去访客与讨论组的从属关系,为接下来的人员管理及讨论组管理提供了一些基础。

  • 增加访客不能独立拥有任一讨论组的限制。

这个新增的限制与访客解除与讨论组的从属关系密切相关。过去,如出现这样的情况——当讨论组中有访客,且这个讨论组是该访客唯一的讨论组时——讨论组不能被归档,当访客不属于任一讨论组后,团队可根据实际使用情况归档任意讨论组。

并且,当出现如下情况——当某一讨论组中的最后一个成员要退出该讨论组——系统将自动提醒成员归档该讨论组,即作为临时成员的访客无法独立拥有讨论组和独立查看某一讨论组中的消息。以上限制希望能够帮助团队更好的管理历史消息并更好的保证安全性。

此外,我们也仍在调研访客模式目前的使用情况。在不影响现有用户正常使用的基础上,未来将针对访客模式再次推出更为灵活普惠的收费方案,希望能为更多团队带来更多使用上的便捷。

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