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BearyChat 团队如何用 Basecamp 整理日报,以及一个新的 Basecamp 机器人

熊小队一直希望能通过日报的形式,既能达到各自总结、规划的效果,又能在团队内使信息互通,让所有团队成员——无论研发、设计还是市场运营——都能够全局性的了解团队整体的工作进度,并据此合理安排,实现更高的合作效率。因此,日报的整理成为我们日常团队工作的一个实际需求。

我们在 BearyChat 工作团队中设置了一个「晨会汇报」讨论组,用以汇总每日的成员晨报,并方便日后进行回溯和检索。但对于日报的整理,熊小队的工作方式经历过四次迭代:

1.晨会发言时期

最早的日报整理工作是与晨会同时进行的。所有成员都将在每天早晨进行的简短站会中发言,由值日的同事负责记录所有人前一天所完成的工作和当前日的工作安排,并将汇总后的信息在晨会结束后发布到「晨会汇报」讨论组中。

问题跟随团队的扩张而来。随着团队成员的增加,每天晨会汇总晨报信息的时间成本骤升,因此我们对晨报的整理方式做出了第一次调整。

2.自行填写 Trello 日报卡时期

熊小队的各项工作进度安排都在 Trello 上完成,因此当时我们理所当然的选择了所有团队成员都较为熟悉的任务管理工具 Trello 作为日报汇总的载体。

我们在 Trello 中为团队新增了「晨会」看板并创建了周一到周五的五个列表,每个团队成员都拥有属于自己的一张卡片,按照规则,团队成员将在每天早晨自行修改自己卡片中的内容(勾选已完成的工作,新增当日计划的工作)并将卡片挪动到对应周期的列表当中。同时,Trello 机器人将自动把看板中的改动信息汇总到「晨会汇报」讨论组中。

3.Outgoing 自定义机器人整理时期

使用 Trello 机器人需要成员额外打开 Trello 并手动挪动卡片,一定程度上增加了成员的操作成本,基于此,我们进行了新一次的优化。

这一次我们选用 Outgoing 自定义机器人,通过命令行直接在 BearyChat 聊天窗口中完成日报的写入和汇总。操作步骤被大大的简化了,但不足也显而易见:总有人会忘记。

4.Basecamp 每日提醒时期

Basecamp 的每日提醒功能帮我们解决了「忘记」的问题。设定好的日报模板在每个工作日早晨 9 点自动通过邮件的方式提醒成员填写当日内容,点击链接即可完成填写。同样的,Basecamp 机器人会将日报汇总到「晨会汇报」讨论组中。

经过一段时间的实际运转,我们决定正式上线 Basecamp 机器人,希望不仅局限于日报的整理工作,在项目管理乃至协同编辑等更多领域,都能为大家增添一个不错的新选择。

Basecamp 可以称为项目管理工具的「鼻祖」之一,至今已有十余年历史。其前身 37signals 专注小而美,也做出过许多经典的「产品」:不仅是作为产品的 Basecamp、Highrise 等,还有著名的开发框架 Ruby On Rails 以及两本九分的书《Rework》、《Getting Real》。

15 年底 Basecamp 进行了一次大升级,除了原有任务管理,文档管理,讨论交流等功能外,更新增了私人对话、搜索、稍后工作、工作汇总报告等实用功能。你可以点击 这里 了解有关 Basecamp 的更多细节。

我们在本周上线了 Basecamp 机器人帮助用户自动接收来自项目的改动提醒,只需要将启用 Basecamp 机器人后自动生成的 Hook 地址配置到相应项目并勾选需要推送的时事件类型即可,具体的配置步骤可以查看启用 Basecamp 机器人后自动展开的机器人详解。

如果你有关于 Basecamp + BearyChat 的更多玩法,随时欢迎你和我们一起分享。新的一年,祝效率新高:)

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