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Email 机器人前来报到

一直都是“希望集成的机器人类型”投票第一位的 Email 机器人终于来了,让大家久等。其实,我们这段时间一直在不断测试内容显示的格式,也在解决各种邮箱服务差异细节问题上花费了一些时间,我们希望第一版的 Email 机器人可以帮助你的团队减少一些反复查看邮箱的时间。

Email 机器人具体的使用方式很简单,创建机器人后你会得到一个 xxxxxxxxxxx@mail.bearychat.com 的机器人邮箱。

只要给这个邮箱发邮件,机器人就会帮你把邮件摘要发送到指定的目标。

除了直接发邮件外,还有更多的使用方式,比如你想让大家都及时的收到任何会议记录的邮件,你可以把标题带有“会议记录”的邮件都发给机器人,这是怎么做到的呢?

下面是分别针对 QQ 邮箱和 Gmail 设置转发过滤器的操作指南,使用其他邮箱的用户如果设置出现问题可以反馈或发邮件联系我们 support@bearyinnovative.com。

Gmail 设置方式

  1. 进入自己邮箱的设置界面

  2. 邮箱添加转发邮件地址

    将机器人的邮箱地址添加到转发列表里,为了安全起见,Gmail 设置了验证步骤,添加后会自动发一个验证链接给机器人,去消息界面点击即可。

  3. 设置转发规则

    通过过滤器/规则,将邮件标题带有“会议记录”做为匹配条件,转发地址里填写/选择机器人的邮件地址。

  4. 设置成功

    以后“会议记录”的邮件机器人都会帮你发到讨论组里啦,赶紧去试试吧。

QQ 邮箱设置方式

  1. 进入自己邮箱的设置界面

  2. 设置转发规则

    通过过滤器/规则,将邮件标题带有“会议记录”做为匹配条件,转发地址里填写/选择机器人的邮件地址。

    由于 QQ 邮箱设置了安全步骤,你这时会在 BearyChat 的消息界面里收到验证地址,点击之后过滤器设置就生效了。

  3. 设置成功

    以后“会议记录”的邮件机器人都会帮你发到讨论组里啦,赶紧去试试吧。

分享你的 Evernote 笔记(是 Evernote 不是印象笔记哦)

每个 BearyChat 用户都可以给还没有集成的服务投票, 这一段时间的投票结果里,排名第二的就是 Evernote (第一名是 Email)。

说实话我一开始并没有想到 Evernote 在中国用户基础有那么好,但是我们立即提高了集成 Evernote 的优先级,而现在,你已经可以在 BearyChat 里方便的分享 Evernote 里的笔记了。

Evernote 和其他需要建立机器人的服务不同,是做为文件分享来源出现的,具体使用方法很简单。

  1. 输入框上方多了一个云彩的按钮,点击后就出现 Evernote 选项。

  2. 因为需要通过授权,才可以访问你在 Evernote 的笔记列表,所以这里需要去 Evernote 获取授权。

    在这里你可以设置授权有效期和清楚看到授权的具体内容。

  3. 之后你就可以自由的选择你的笔记分享给你的团队了。

    分享成功!

    这里我稍微多说一下文件的可见性,文件的可见性其实和消息是一样的,是根据文件被分享到哪里决定的,也就是说如果你只把文件分享在两人对话或者私密讨论组,其他成员是看不到这个文件的(除非文件本身又被分享到公开的普通讨论组)。

好了就这么简单, 我们之后还会增加更多的外部服务集成,方便大家把内容分享给你的团队。

预告一下: 投票排名靠前的 Email 机器人和微博机器人也马上要来了哦,很快就会一起和大家见面。

注: 关于 Evernote 的中国区版本印象笔记,因为使用的策略不同,暂时还无法集成,我们会关注最新的进展,如果条件允许就会立即集成进来。

如何玩转 BearyChat

BearyChat 是以团队为中心的沟通工具,如果使用得当,团队工作效率会有很明显的提升。希望这篇小攻略会为你带来一些帮助:)

为了让团队真正把 BearyChat 用起来,创建者在建立团队后还需要做 3 件事:

  1. 邀请其他团队成员,好不好用要大家一起试试才知道
  2. 建立更多讨论组,让讨论变的井井有条,避免干扰
  3. 添加机器人,让外部通知及时有效,还能自己 DIY 定制化的功能

让我们看图说话:

邀请成员

  1. 团队刚刚建立还空空如也,联系人里只有 bearybot,它是每个团队都有的小助手,暂时是用来发布新功能通知的,先不要调戏它。

    右边栏的一系列图标从上自下依次为「搜索」、「团队文件」、「提到我的消息」、「个人收藏」、「客户端下载」、「帮助」和「快捷键查询」,在这里你或许可以获取一些有效信息和必要的帮助。

    左侧列表栏则可查看频道及联系人情况,点击「更多」可浏览二级页信息。

  2. 通过邮箱邀请团队成员很方便,也可以使用七天内有效的邀请链接,很快就可以把整个团队召集起来。(邮件和链接邀请需要团队管理员权限)

    值得说明的是,如团队内需加入受限成员,则可将他们邀请为访客。有关访客更多可查看日志 BearyChat 新功能:开启访客模式

  3. 小伙伴们都到齐了,引导大家去聊聊今天的工作内容吧。

创建讨论组

  1. 人到齐了,就要做好组织工作。通过讨论组,让大家去不同的地方讨论不同的内容,避免上下文混乱的情况。讨论组可以轻松的创建和加入,为了临时小任务建立独立讨论组也毫不麻烦。

  2. 如何划分讨论组颇有技巧,但更重要的是要符合你团队的情况,下面的图给出一个简单的例子。

  3. 有些内容对保密性要求比较高,这时候应该使用只有邀请才能加入的私密讨论组,分享文件等内容在这里也会对外保密。

有了讨论组之后,尽量不要跑题说不相关的内容,如果谁没有做到就提醒他一下。注意细节其实也是提高工作效率的秘诀。

添加机器人

机器人在 BearyChat 里,能帮助你完成一些神奇的任务。点击团队名称的菜单,进入「机器人管理」中去看看。

  1. 机器人的种类和功能都是多种多样,或许你能在这里看见一些熟悉的 Logo ,你可以快速将它们集成进来。

  2. 具体案例:我们添加一个 Trello 机器人,并通过授权模式进行设置,将 BearyChat 工作组的内容发送到「项目进度」讨论组 (Trello 本身是一个项目管理工具,最大特色是灵活易用的卡片式管理)

  3. 这样设置之后,再有 Trello 里的操作,就会立即把提醒发到「项目进度」讨论组,让大家对项目的动态有实时的了解,而免去反复查收邮件的麻烦。

除了 Trello 之外机器人还有很多种类,现在 BearyChat 已经实现了许多项目管理、代码托管、Bug 追踪、在线表单等不同类型的机器人,微博、RSS 还有 Email 机器人也即将推出。

最有意思的是动手能力很强的你还可以自己开发机器人, 通过 Incoming / Outgoing 机器人,已经有用户实现了「掷色子」,「中午吃什么?」,「汇率转换」等很多只有想不到没有做不到的创意。这里有个 机器人小卖部 收集了一些现成的代码,欢迎取用。

有关 Incoming / Outgoing 机器人的使用配置,则可查看帮助文档 自定义机器人

总结

经过这三步,你的团队已经有了一批靠谱的成员,丰富的讨论组,和辛勤的机器人。

去体验一下在 BearyChat 沟通的感觉,专心的进入工作状态吧。

之后我们还会陆续发布 BearyChat 的一些使用技巧,请继续关注我们的 官方博客 。如果你现在仍有兴趣阅读更多,可以点击以下链接可以查看我们为你准备的 BearyChat 使用贴士及部分功能介绍BearyChat 部分以集成机器人介绍BearyChat 使用案例